En nuestro blog os hemos hablado alguna vez sobre la organización de eventos y ruedas de prensa así que hoy queremos dedicar uno de nuestros posts a abordar las principales claves para organizar un viaje para empleados o clientes, los famosos viajes de incentivos.
Todos tenemos en nuestra mente varios destinos que nos encantaría visitar y cómo lo planearíamos, sin embargo en estos casos surgen un montón de dudas. ¿A dónde? ¿Qué actividades se pueden programar? ¿Cuántos días? Y sobre todo: ¿Qué se me ocurre para que se lo pasen bien personas de 20 a 65 años con perfiles y posiciones tan distintas? Porque no olvidemos que estas actividades son para todo el mundo, desde el chico que reparte el correo hasta el presidente-consejero delegado-accionista mayoritario de la empresa. Difícil, difícil…
Por ello, hemos seleccionado algunas claves a tener en cuenta para que esta experiencia tenga una buena acogida entre sus destinatarios.
Cuando tus compañeros de viaje son tus propios compañeros
1. No escoger ninguna actividad de carácter íntimo. Esta es una de las exigencias que hay que cumplir, ya que se trata de personas que a lo mejor no tienen mucha confianza entre ellas. La mejor opción es buscar una actividad que sea entretenida y distendida (karaoke, yinkana, etc.), ya que en este tipo de actividades suelen producirse anécdotas que siempre serán recordadas.
2. En el caso de que el presupuesto sea reducido, debemos definir hasta el último detalle antes de emprender el viaje. Suele decirse que las mejores cosas suceden cuando no se planean pero los imprevistos no suelen gustar a los organizadores. Por ello es necesario, entre otros aspectos, tener en cuenta las costumbres del país al que viajemos. Por ejemplo: es muy probable que un menú cerrado en un restaurante musulmán no incluya bebidas alcohólicas, aunque las ofrezca, y tener que pedirlas en el momento y a la carta puede encarecer mucho el presupuesto inicial. Si queremos evitar cualquier imprevisto, lo más recomendable es fijar antes todos los planes que se vayan a llevar a cabo.
3. Si los perfiles son muy diferentes, es esencial escoger un destino en el que se puedan preparar actividades para que todos los empleados disfruten. Nadie puede sentirse fuera de lugar ya que lo más importante es crear lazos de unión y favorecer las relaciones entre ellos.
4. No escoger un fin de semana. Es preferible para los trabajadores realizar este tipo de viajes los días laborables o, en su defecto, ampliar la invitación a las parejas ya que, aunque estos eventos se realicen con la mejor intención por parte de la dirección, no deja de ser un evento obligado para los empleados.
Conclusiones de organizar un viaje para empleados
Sin duda, es muy divertido imaginarse la gran cantidad de historias para contar que se producirán durante el transcurso del viaje. Lo cierto es que por nuestra experiencia las anécdotas suelen colarse en cada momento. Pero a la hora de organizar un viaje para empleados, las semanas previas no son fáciles y provocan más de un quebradero de cabeza a los departamentos de comunicación, que vuelcan todos sus esfuerzos en ultimar cada detalle para que todo culmine con éxito. Seguro que hay personas a las que les encanta la idea de hacer la maleta para irse con sus compañeros de viaje, pero otras a lo mejor no lo contemplan de esta manera, así que es esencial sorprenderles para que los problemas de la oficina se queden en la oficina.
Por último, recuerda que desde FA Comunicación podemos ejercer todas las funciones de un departamento de comunicación. Y también nos encargamos de organizar viajes para empleados o clientes o cualquier tipo de evento o rueda de prensa que nuestros clientes necesiten. ¡Consúltanos!
